Polityka Prywatności Zielona Energia Polska

1. Informacje ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Zielona Energia Polska z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym.

1.2. Polityka prywatności ma zastosowanie do:

• klientów indywidualnych i biznesowych,
• użytkowników naszych stron internetowych i formularzy kontaktowych,
• kontrahentów i potencjalnych kontrahentów,
• osób kontaktujących się z nami w jakiejkolwiek formie (e‑mail, telefon, poczta, formularz online).

1.3. Administratorem danych osobowych jest: Zielona Energia Polska (dalej: „Administrator”).

2. Podstawy prawne przetwarzania danych

2.1. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne,
• ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2.2. Dane przetwarzane są na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów, marketing bezpośredni własnych usług),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą (np. na komunikację marketingową drogą elektroniczną).

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od relacji z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane dotyczące umowy: numer i treść umowy, dane dotyczące punktu poboru energii, informacje o wykorzystywanych usługach,
• dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach,
• dane techniczne i eksploatacyjne: dane związane z korzystaniem z usług energetycznych (np. zużycie energii – jeśli ma zastosowanie), dane związane z korzystaniem z naszych stron internetowych (np. adres IP, pliki cookies – w zakresie opisanym w odrębnej polityce cookies),
• dane z korespondencji i kontaktów: informacje zawarte w formularzach kontaktowych, e‑mailach, nagraniach rozmów telefonicznych (jeśli są nagrywane i o czym informujemy odrębnie).

3.2. Co do zasady nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych), chyba że istnieje ku temu wyraźna podstawa prawna i niezbędność wynikająca z przepisów.

4. Cele przetwarzania danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• zawarcie i realizacja umów dotyczących dostaw, dystrybucji, sprzedaży energii oraz usług powiązanych,
• przygotowywanie ofert i prowadzenie działań przedkontraktowych na żądanie osoby, której dane dotyczą,
• obsługa zapytań, reklamacji i zgłoszeń serwisowych,
• obsługa płatności, rozliczeń oraz windykacji należności,
• wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa (w szczególności z prawa energetycznego, podatkowego, rachunkowego),
• prowadzenie statystyk, analiz biznesowych oraz raportowania wewnętrznego,
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• ochrona przed roszczeniami oraz dochodzenie roszczeń,
• marketing bezpośredni naszych produktów i usług (w tym profilowanie marketingowe – bez wywoływania skutków prawnych lub istotnie wpływających na osobę),
• organizacja programów lojalnościowych, konkursów, akcji promocyjnych – jeśli są prowadzone,
• utrzymywanie kontaktu i relacji z kontrahentami oraz partnerami biznesowymi.

5. Okres przechowywania danych

5.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

5.2. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i realizacją umowy – przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa – przez okres wymagany przepisami (np. przechowywanie dokumentów księgowych),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania,
• dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.

6. Odbiorcy danych osobowych

6.1. Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wsparcia (np. usługi informatyczne, hostingowe, księgowe, doradcze, prawne, windykacyjne, call center),
• operatorom systemów dystrybucyjnych i innym podmiotom działającym w sektorze energetycznym – w zakresie niezbędnym do realizacji umów i obowiązków ustawowych,
• bankom i operatorom płatności – w zakresie realizacji płatności,
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim – w zakresie dostarczania korespondencji i przesyłek,
• organom administracji publicznej, organom regulacyjnym i nadzorczym oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

6.2. Dostawcy usług, którym powierzamy dane, przetwarzają je na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i zgodnie z naszymi poleceniami.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

7.1. Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

7.2. Jeśli w przyszłości konieczne stanie się przekazanie danych poza EOG, nastąpi to wyłącznie z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
• innych odpowiednich instrumentów prawnych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy i jakie dane są przetwarzane oraz kopii danych,
• prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, osoba cofnęła zgodę lub skutecznie wniosła sprzeciw, a brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych przez RODO,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

8.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem przy wykorzystaniu danych kontaktowych wskazanych w udostępnionych przez nas kanałach komunikacji (np. na stronie internetowej lub w dokumentach umownych).

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli uzna ona, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

9. Obowiązek podania danych

9.1. Podanie danych osobowych może być:

• wymogiem ustawowym (np. w zakresie danych niezbędnych do wystawienia dokumentów księgowych),
• warunkiem zawarcia lub realizacji umowy (bez podania określonych danych nie będzie możliwe jej zawarcie lub wykonanie),
• dobrowolne – w szczególności w zakresie przetwarzania na podstawie zgody (np. zgody marketingowe).

9.2. Niepodanie wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy, realizacji usługi lub odpowiedzi na zapytanie.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

10.1. Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób na nie istotnie wpływających.

10.2. Możemy stosować ograniczone profilowanie w celach statystycznych lub marketingu własnych usług (np. dobór treści komunikacji do typu klienta lub zakresu korzystanych usług). Takie działania nie wywołują wobec osób skutków prawnych ani w podobny sposób nie wpływają na nie istotnie.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

11.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia chroniące przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieuprawnioną modyfikacją danych.

11.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności, a podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

12. Zmiany Polityki Prywatności

12.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, technologii przetwarzania danych lub sposobów świadczenia usług.

12.2. Zaktualizowana treść Polityki Prywatności będzie publikowana w naszych kanałach komunikacji (np. na stronie internetowej), z odpowiednim oznaczeniem daty wejścia w życie.

12.3. Zalecamy regularne zapoznawanie się z aktualną wersją Polityki Prywatności, aby być na bieżąco z tym, w jaki sposób chronimy dane osobowe.